للوهلة الأولى عندما تأخذ قرارك في البدء بخطة العمل لمشروع ما، قد تبدو الفكرة غريبة ومخيفة، من أين تبدأ بها؟ وكيف تبدأ بوضع خطة العمل؟ وما هي أهميتها؟ فخطة العمل تحتاج معلومات كثيرة ومفصّلة حول كافة جوانب العمل، مثل معلومات الموظفين والسوق والقطاع، إضافة إلى معلومات عن العمليات التي من المتوقع تنفيذها. ويحتاج نجاح المشروع إلى وجود حافز لدى مالكه يساعده على وضع الخطة والاستمرار في أعمال المشروع. فكيف تبدأ بالخطة؟ وكيف تحفّز نفسك على الاستمرار بها؟ هذا ما سوف نتعرف عليه في المقال التالي، ابق معنا. أقرأ أيضاً عن الشركات الناشئة وأهم النصائح
إنّ نجاح خطة المشروع يبدأ من الخطوة الاولى وهي تحديد نوع وطبيعة المشروع الذي ترغب بإنشائه أو تنفيذه، فاحرص على تحديد طبيعة مشروعك في البداية. وببساطة، يتضمن بناء خطة العمل خمس أساسيات ينبغي التفكير بها وتنفيذها بدقة واحترافية لضمان نجاح العمل، وهي:
1) تحديد طبيعة المشروع
2) اجمع المعلومات التي تساعدك على تحديد جدوى هذا المشروع.
3) عدّل ووضّح طبيعة المشروع.
4) قم ببناء مخطّط يوضّح تفاصيل المشروع.
5) اكتب خطة العمل بصورتها النهائية.
جمع المعلومات يساعدك كثيراً على اختيار الخطوات والقرارات الصحيحة، ويساعدك على أن تكون دراستك وخطة عملك مبنية على معلومات مقنعة للشخص الذي يقرؤها. ولذلك احرص على إعطاء وقتاً كافياً لعملية جمع المعلومات التي تعدّ من أهمّ خطوات بناء خطة العمل.
والسؤال المحيّر الذي يراودك هنا هو ما هي كمية المعلومات التي ينبغي عليك جمعها؟
قبل الإجابة عن هذا السؤال، يجب عليك تقبّل فكرة أنّ المعلومات أحياناً تكون متاحة بشكل كبير، وأحياناً يكون من الصعب عليك إيجاد هذه المعلومات. كذلك من الممكن أن تكون بعض المعلومات سرية من المستحيل الحصول عليها، أو حتى غير متوفّرة أبداً. ولضمان تحقيق القدر الكافي من المعلومات، ضع قائمة من الأسئلة التي تشعر أنّه يجب عليك الإجابة عليها حتى تقدر على بناء خطة العمل الخاصة بك.
أمّا مصادر هذه المعلومات فهي متوفّرة وكثيرة، وأبرزها:
· الإحصائيات والدراسات التي تقوم بها الحكومة.
· إحصائيات ودراسات القطاع الخاص.
· الإحصائيات والدراسات العالمية.
· الغرف التجارية أو الغرف الصناعية.
· والتعلّم من الشركات والمشاريع الأخرى.
وقد تحتاج أحياناً إلى القيام بدراسة خاصّة بك، تنبع من خبرتك وملاحظتك الشخصية، ويمكن تلخيص مصادر الدراسة الشخصية كالتالي:
· ملاحظتك الشخصية.
· المقابلات: المقابلات الرسمية أو غير الرسمية، المقابلات مع الموظفين أو مع المنافسين.
· إجراء مسوحات واستبيانات: وزّعها على الناس من خلال مواقع التواصل أو على أرض الواقع، وراقب ردود أفعالهم.
· التطبيق Focus Groups: اختر مجموعة وطبّق عليها مشروعك.
· تحدّث مع منافسيك.
· اطلب المساعدة: سواء من الأشخاص المتخصّصين أو الخبراء في نفس المجال.
الحافز هو ما يمنحك الشعور بالإشباع الشخصي الناتج عن تملّك المشروع، وفهمك لهذا الحافز هو ما يساعدك على اختيار المشروع المناسب وبناء خطة العمل بالطريقة المناسبة التي تحقّق لك إشباع لهذا الحافز. ويعدّ الحافز أمراً بالغ الأهمية لمن يرغب بالاستمرار في المشروع وتحقيق النجاح، ويجب أن تدرك أن الكثير من المشاريع وخطط العمل تفشل ليس بسبب ضعف التخطيط لها أو عدم قابلية تطبيق المشروع على أرض الواقع.
بل تفشل بسبب غياب الحافز والدافع نحو الاستمرار في وضع الخطة، وعدم تحديد الطموحات والتوقعات من وراء تملّكهم لهذا المشروع. ولذلك يعدّ وجود الحافز أمراً هامّاً وضرورياً يدفعك نحو الاستمرار في وضع خطة العمل وتأسيس المشروع الخاص بك.
وأهمّ هذه الدوافع أو الحوافز نذكر:
يرغب الكثيرون بأن يملكوا السيطرة الكاملة على مشروعهم بدءاً من وضع خطة العمل وحتى بدء المشروع بأعماله. كما يرغب هؤلاء بأن يكونوا على معرفة بكافة ما يحدث ضمنه، ولا يفضّلون تفويض المهام الأساسية للآخرين. وما يحافظ على استمرارية المشروع ونجاحه هو استمرار الشعور بالسيطرة على كامل طاقم المشروع البشري والمادي. وبسبب ذلك، عادة ما تكون هذه المشاريع صغيرة حتى يظلّ مالكها مسيطراً على مشروعه، فعندما يكبر المشروع ويزداد عدد العاملين به فإنّ السيطرة تقلّ، كذلك المشاريع الكبيرة عندما تحصل على تمويل خارجي فإنّ السيطرة الكاملة لمالكها أيضاً تقلّ في هذه الحالة.
يسعى مالك المشروع الذي يملك حافز التحدّي إلى مواجهة المخاطر والسعي إلى إيجاد حلول لها. فهو يرغب بتحدي ما هو صعب ومواجهته بهدف جعله أمراً سهلاً، ولذلك تكون خطة العمل مبنية بشكل قويّ، والمشروع ناجح في أغلب الأحوال. وتكمن المشكلة عند الانتهاء من وضع الخطة وبدء المشروع بأعماله واستقراره، فهنا يختفي حافز التحدّي، مما يؤثّر سلباً على نجاح المشروع. ولذلك يجب دائماً التفكير بأهداف شخصية فيها تحدّيات، بحيث يسعى المالك دوماً نحو تحقيقها من خلال مشروعه، وبالتالي استمرارية المشروع والمحافظة على قوّته.
من يملك حافز الإبداع يسعى دائماً إلى ابتكار أفكار جديدة في خطة العمل، وتحقيق الأرباح من مشاريعهم المستقبلية. ولذلك يجب على مشاريعهم أن تكون مصمّمة بطريقة تساعدهم دائماً على الإبداع، وأن يكون ضمنه دائماً تغيير ودور إبداعي بهدف استمرار وجود الحافز وبالتالي نجاح المشروع.
من أهمّ الحوافز التي تساعد على بناء خطة العمل والبدء بالمشاريع هو تحقيق الأرباح وأكبر دخل ممكن من المشروع. ويجب أن تدرك في هذه الناحية أنّ الرغبة بزيادة الأرباح تترافق مع نقص في السيطرة على المشروع، وذلك لأنك سوف تكون بحاجة إلى تمويل خارجي وبحاجة لمستثمرين وفريق عمل ضخم لتحقيق أكبر ربح ممكن.
قبل البدء بالحديث عن أهمية وضع خطة العمل الصحيحة في بناء المشاريع الناجحة، لنتوقف قليلاً عند مقولة اديسون الشهيرة:
"الرؤية بدون تنفيذ هي مجرّد هلوسة"
فعندما تسأل الناس إن كان لديهم أفكار لمشاريع جديدة أو مشاريع يرغبون بامتلاكها، فإنك ستجد الكثيرون لديهم أفكار رائعة لمشاريع يتوقّع لها النجاح.
ولكن كم شخص ينفّذ هذه الأفكار؟
في الوقت الحاضر نحن بحاجة لأفكار كثيرة ومشاريع جديدة حتى نتمكّن من توظيف أكبر قدر ممكن من الناس وفرق العمل.
وفي عصر السرعة الذي نعيشه، لا يكفي أن تضع فكرة المشروع خاصّتك باستعجال وسرعة أو من خلال عرض بوربوينت على سبيل المثال، بل يجب وضع خطة عمل كاملة لأنّها هي التي تعطيك الطريق نحو نجاح مشروعك، سواء كان مشروعاً قائماً أو جديداً.
وتقدّم لك خطة العمل الإجابة عن الأسئلة:
· إلى أين أنت ذاهب؟
· كيف أنت ذاهب؟
· لماذا أنت ذاهب؟
وهكذا نجد أنّ خطة العمل أصبحت ضرورة يجب الاعتناء بها جيّداً حتى نتميّز أمام المستثمرين والممولين. وهي أداة للحصول على التمويل من المصادر الخارجية، وأداة تخبرك من البداية إن كان مشروعك سوف ينجح أم لا. ويمكن تلخيص أهمّية وضع الخطة كالتالي:
· التفكير في كافة تفاصيل المشروع.
· فهم أفضل لاحتياجات المشروع المالية.
· تأمين التمويل الضروري.
· جذب الموظّفين الرئيسيين.
· تطوير الخطط التسويقية.
· معرفة العملاء.
· تحديد الشركاء الاستراتيجيين.
من يستخدم خطة العمل في العادة؟
يستخدمها المستثمرين في المشروع، أو المموّلين للمشروع، أو مالك المشروع نفسه، وكذلك الإدارة التنفيذية للمشروع. وهكذا نجد أنّه من الضروري تحويل الأفكار الخاصة بك إلى خطة عمل لإنتاج مشروع ملموس على أرض الواقع. ولا يكفي فقط وضع الأفكار في الذهن دون تطبيقها عملياً، فهذه عبارة عن أفكار بالية لن تساعدك على إنجاز شيء. أقرأ أيضاً عن بناء خطة التحليل الرقمي
تحليل SWOT عبارة عن تحليل رباعي يساعد على تمييز نقاط القوة والضعف في المشروع، ويحدد الفرص المتاحة لنجاح المشروع، ويميّز المخاطر ودرس كيفية التصدي لها.
وتشير الأحرف الأربعة من الاسم SWOT إلى العناصر التي يعتمد عليها التحليل، وهي:
· نقاط القوة Strengths: هي نقاط قوّة المشروع والتي عادة ما تكون ضمن بيئة المشروع الداخلية، تساهم هذه النقاط في تميّز المشروع، وهي تتعلّق بإدارة المشروع أو المنتج أو الخدمة المقدمة (مثل استخدام التكنولوجيا، الحصول على الممولين المناسبين).
· نقاط الضعف Weaknesses: هي نقاط ضعف المشروع، وهي أيضاً تكون ضمن البيئة الداخلية للمشروع، وتتعلق أيضاً بإدارة المشروع والمنتج والخدمة المقدّمة.
· الفرص Opportunities: هي الفرص المتاحة للمشروع والتي تعدّ ذات تأثير إيجابي على عمل المشروع ونجاحه، وعادة ما تكون ضمن البيئة الخارجية للمشروع.
· المخاطر Threats: هي الخاطر التي يتعرّض لها المشروع وتؤثّر سلباً على كفاءة ونوعية العمل ضمنه، وعادة ما تكون ضمن البيئة الخارجية للمشروع.
لا يخلو أيّ مشروع من المخاطر، وجميع المشاريع قد تتعرّض للفشل في وقت ما، ولذلك فإنّه لأمر هامّ أن تفكّر بالمخاطر واحتمالات الفشل الخاصة بمشروعك. كما أنّ معرفة هذه المخاطر يساعدك على الاستعداد لمواجهتها والتغلب عليها، بما يشمن المزيد من النجاح والتقدّم لمشروعك. ومن أشهر المخاطر التي قد يتعرّض لها مشروعك:
مخاطر السوق هي من أصعب المخاطر التي يمكن التغلّب عليها من بين جميع مخاطر إنشاء المشاريع وبناء خطة العمل. وهي المخاطر المتعلّقة باستجابة السوق لخدماتك ومنتجاتك، فمن الممكن ألّا يكون لديك سوق كافي، أو من الممكن ألّا يكون السوق جاهزاً بعد لاستيعاب منتجاتك.
ثاني المخاطر هي مخاطر المنافسة، والمقصود بها هو تغيّر وضع المنافسة إلى غير ما كان عليه، أو إلى شكل من المنافسة القوية لم تكن تتوقع حدوثه، ومثال على ذلك:
· دخول منافسين جدد إلى السوق.
· طريقة تعامل مختلفة للمنافسين مع المنتجات التي تقدّمها انت ضمن السوق.
والمقصود به أن يكون هنالك تغيّر واضح في التكنولوجيا المستخدمة، وبالتالي تأثير كبير على المشروع وزيادة احتمالية فشله. ويعدّ غياب التكنولوجيا الحديثة ضمن مشروعك نقطة من نقاط الضعف التي تؤثّر سلباً على المشروع.
هي المخاطر المتعلّقة بالمنتج أو الخدمة التي تقدّمها ضمن مشروعك، سواء في توقيتها أو مميزاتها أو تسليمها.
وهي عدم وجود قدرة على إدارة الشركة أو المشروع أو على وضع خطة العمل وتنفيذ المشروع بطريقة صحيحة.
تتعلق المخاطر المالية بالأسئلة التالية والإجابة عنها:
· هل الأموال التي جمعتها تكفي لاستمرار ونجاح المشروع؟
· وإذا احتجت إلى المزيد من الأموال هل من السهل عليك الحصول على هذه الأموال من المموّلين والمستثمرين؟
وهي تتعلّق فقط بالمشاريع الضخمة التي تعمل على مستوى العالم بأكمله.
وفي الختام، قد تشعر بالخوف والتردد بعد قراءتك مخاطر إنشاء المشاريع وبناء خطة العمل، إضافة إلى شعور بإمكانية عدم نجاح المشروع. ولكن لا تقلق، فإنّ بناء خطة العمل بشكل مدروس، والموازنة بين المخاطر والفرص المتاحة، والعمل بتسلسل وفق الخطة، هو ضمان نجاح المشروع في المستقبل القريب.
يسعى فريق المنظومة لتقديم كل العلم لك من أجل خوض تجربة ريادة أعمال ناجحة ولتصبح وجهة كل رائد أعمال , وذلك من خلال توفير كل عناصر وأدوات إدارة المشروعات مايقلل نسب مخاطرتك برأس المال , فريادة الأعمال وبناء المشروع الخاص أصبح أمرا يشغل حيزا في ذهن كلا منا , فهو ليس سهلا وليس ممتنعا .
أنضم الان لفريق المنظومة مجانا وتعلم من خبراء الأعمال والتسويق
